1. Mục đích xử lý, hạng mục thu thập và thời hạn lưu giữ/sử dụng thông tin cá nhân
Công ty xử lý tối thiểu thông tin cá nhân cần thiết để cung cấp dịch vụ và không sử dụng cho mục đích khác ngoài các mục đích nêu dưới đây. Nếu mục đích sử dụng thay đổi, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết như xin đồng ý riêng theo quy định pháp luật.
a. Đăng ký thành viên và quản lý tài khoản
- Mục đích xử lý: Xác định thành viên, xác nhận ý định đăng ký, xác minh danh tính, quản lý tài khoản, hỗ trợ khách hàng
- Hạng mục thu thập (ví dụ): Họ tên, email, mật khẩu, số điện thoại di động, quốc gia, cài đặt ngôn ngữ
- Thời hạn lưu giữ: Đến khi thành viên rút khỏi/tài khoản bị xóa. Tuy nhiên, nếu pháp luật yêu cầu lưu giữ, sẽ lưu trong thời hạn tương ứng
b. Đặt chỗ/đặt hàng/thanh toán và thực hiện hợp đồng
- Mục đích xử lý: Tiếp nhận đặt chỗ, xử lý đơn hàng, xác nhận thanh toán, gửi voucher, thực hiện hợp đồng, xử lý hoàn tiền, ứng phó tranh chấp
- Hạng mục thu thập (ví dụ): Tên người đặt, tên người sử dụng, thông tin liên hệ, email, quốc tịch, thông tin hộ chiếu (khi cần cho du lịch quốc tế/hàng không/lưu trú, v.v.), ngày sinh, thông tin thanh toán (thông tin phương thức thanh toán, thông tin phê duyệt), lịch sử sử dụng
- Thời hạn lưu giữ: 5 năm sau khi giao dịch hoàn tất hoặc đến khi hết thời hạn lưu giữ theo pháp luật liên quan
c. Tư vấn/yêu cầu liên quan y tế – làm đẹp – giáo dục (tư vấn theo nhu cầu)
- Mục đích xử lý: Tiếp nhận tư vấn, ghép nối đối tác, kiểm tra khả năng đặt lịch, phản hồi yêu cầu
- Hạng mục thu thập (ví dụ): Họ tên, thông tin liên hệ, email, quốc gia, nội dung tư vấn, lịch mong muốn, dịch vụ quan tâm
- Thời hạn lưu giữ: 1 năm sau khi tư vấn hoàn tất. Tuy nhiên, nếu cần xử lý tranh chấp hoặc hỗ trợ tái tư vấn, có thể lưu trong thời hạn cần thiết
d. Chăm sóc khách hàng, khiếu nại và xử lý tranh chấp
- Mục đích xử lý: Xử lý khiếu nại, xác minh sự việc, phản hồi khiếu nại, hòa giải tranh chấp, 대응 pháp lý
- Hạng mục thu thập (ví dụ): Họ tên, thông tin liên hệ, email, thông tin đơn/đặt chỗ, nội dung yêu cầu, tài liệu đính kèm
- Thời hạn lưu giữ: 3 năm sau khi xử lý xong hoặc đến khi hết thời hạn lưu giữ theo pháp luật liên quan
e. Marketing và sự kiện (khi đồng ý tự nguyện)
- Mục đích xử lý: Thông báo sự kiện, cung cấp thông tin giảm giá/khuyến mãi, gửi bản tin
- Hạng mục thu thập (ví dụ): Họ tên, email, số điện thoại di động, quốc gia, danh mục quan tâm
- Thời hạn lưu giữ: Đến khi rút lại đồng ý
3. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba
Công ty chỉ xử lý thông tin cá nhân của chủ thể dữ liệu trong phạm vi mục đích xử lý nêu tại Mục 1, và chỉ cung cấp cho bên thứ ba khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc khi có căn cứ pháp lý theo quy định pháp luật (ví dụ: quy định đặc biệt của luật liên quan).
Ví dụ cung cấp
- Bên nhận: Đối tác cung cấp dịch vụ theo đặt chỗ (khách sạn, đơn vị vận hành tour, bệnh viện, phòng khám, cơ sở giáo dục, đơn vị vận chuyển, v.v.)
- Mục đích: Xác nhận đặt chỗ, cung cấp dịch vụ, xác định người sử dụng, điều phối lịch trình, hỗ trợ tại điểm sử dụng
- Hạng mục: Họ tên, thông tin liên hệ, email, thông tin đặt chỗ, lịch sử dụng, quốc tịch, thông tin hộ chiếu (khi cần)
- Thời hạn lưu giữ/sử dụng: Đến khi hoàn tất cung cấp dịch vụ và/hoặc theo thời hạn lưu giữ theo pháp luật hoặc theo hợp đồng của từng đối tác
※ Nếu thực tế có bên nhận cung cấp, trước khi công bố vui lòng ghi cụ thể tên bên nhận hoặc phạm vi theo từng loại hình phù hợp với mô hình vận hành thực tế.
4. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân
Để cung cấp dịch vụ một cách thuận lợi, Công ty có thể ủy thác một phần nghiệp vụ xử lý thông tin cá nhân cho bên ngoài. Khi ký hợp đồng ủy thác, Công ty sẽ quy định các nội dung cần thiết theo pháp luật liên quan để đảm bảo thông tin cá nhân được xử lý an toàn và giám sát bên nhận ủy thác.
Ví dụ ủy thác
- Cổng thanh toán (PG): phê duyệt thanh toán, xử lý thanh toán, xử lý hoàn tiền
- Cloud/Hosting: lưu trữ dữ liệu, vận hành máy chủ, sao lưu
- Gửi SMS/Email: xác thực, thông báo đặt chỗ, gửi thông báo
- Giải pháp CSKH: tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ tư vấn
- Công cụ phân tích: thống kê sử dụng dịch vụ và cải thiện hiệu năng
※ Khi vận hành thực tế, vui lòng ghi chính xác tên đơn vị nhận ủy thác (ví dụ: công ty PG, nhà cung cấp cloud, đơn vị gửi email).
5. Chuyển thông tin cá nhân ra nước ngoài
Trong quá trình cung cấp dịch vụ như đặt chỗ với đối tác nước ngoài, sử dụng cloud toàn cầu, liên kết hệ thống thanh toán/đặt chỗ quốc tế, Công ty có thể chuyển thông tin cá nhân ra nước ngoài. Khi đó, Công ty sẽ đáp ứng căn cứ pháp lý hợp lệ theo quy định và thông báo các nội dung cần thiết trong chính sách này.
Ví dụ chuyển ra nước ngoài
- Bên nhận: đối tác đặt chỗ ở nước ngoài, nhà cung cấp dịch vụ cloud ở nước ngoài, đơn vị vận hành hệ thống thanh toán/đặt chỗ ở nước ngoài
- Quốc gia chuyển đến: [Ví dụ: Singapore / Hoa Kỳ / Nhật Bản / Việt Nam… (ghi đúng quốc gia thực tế)]
- Hạng mục chuyển: họ tên, thông tin liên hệ, email, thông tin đặt chỗ, thông tin liên quan thanh toán, thông tin hộ chiếu (khi cần)
- Mục đích: xác nhận đặt chỗ, cung cấp dịch vụ, lưu trữ dữ liệu, vận hành hệ thống
- Thời điểm & phương thức: tại thời điểm đặt chỗ hoặc trong quá trình sử dụng dịch vụ, truyền qua mạng
- Thời hạn lưu giữ/sử dụng: đến khi đạt mục đích hoặc đến khi kết thúc thời hạn lưu giữ theo pháp luật/hợp đồng
※ Nếu thực tế có chuyển ra nước ngoài, cần viết cụ thể theo thực tế vận hành về quốc gia, bên nhận, hạng mục, mục đích và thời hạn lưu giữ.
11. Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận tiếp nhận khiếu nại
Công ty chỉ định Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận 담당 để phụ trách tổng thể nghiệp vụ xử lý thông tin cá nhân, đồng thời xử lý khiếu nại và bồi thường thiệt hại cho chủ thể dữ liệu như sau.
Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân (CPO)
- Họ tên: [김평진]
- Chức vụ: [이사]
- Email: [trenvl@trenvl.com]
- Liên hệ: [02-6006-0471]
Bộ phận tiếp nhận khiếu nại về thông tin cá nhân
- Bộ phận: [CSKH/Đội vận hành, v.v.]
- Email: [trenvl@trenvl.com]
- Liên hệ: [02-6006-0471]